Att kontrollera anställda är en av de tråkigaste sakerna i världen. Och om de också är avlägsna, är detta en extra ”huvudvärk”. Varken ledningen får nöje av processen (”det skulle vara mycket lättare om alla arbetade på kontoret på armslängd”), eller de anställda själva, som utarbetar rapporter om tiden ”användbart”.
Detta var fallet i ett betydande antal företag för några år sedan, men idag försvinner processerna som varken ger nytta eller nöje. Volymen av slutförda uppgifter, deras effektivitet samt efterlevnad av tidsfrister kom fram.
Samtidigt växer antalet fjärruppgifter över hela världen ständigt. Är det möjligt att övervaka fjärranställda effektivt och på ett sådant sätt att processen inte irriterar varken chefer eller specialister? Han besvarade denna fråga och identifierade flera huvudsteg på denna väg – Dmitrij Kostomarov, entreprenör och affärsängel.
1. Välj rätt anställda
Vad betyder det här? Den del av personalen som arbetar för dig på distans bör kunna ha sådana aktiviteter. Att hantera anställda som är fokuserade på värdena i den industriella åldern är nästan omöjligt utan fysisk engagemang och närvaro av en chef. Din kontingent i det här fallet är personer med hög förmåga till självorganisation, självmotivering, som vet hur man arbetar effektivt (enligt uppgifter) och i enlighet med tidsfrister, oavsett yttre omständigheter.
2. Interagera och kontrollera
Om du har hittat personer som är lämpliga för fjärrarbete, uppstår frågan hur man effektivt kan ställa uppgifter för dem, se hur de genomförs och i allmänhet övervaka fjärranslutna anställda. Det finns olika system för detta..
Tänk till exempel på en säljrepresentant i ett territorium. Detta är ett av de yrken som även i den industriella eran krävde en stor mängd självständighet och initiativ. Historiskt sett har strategiska mål och presentation av KPI skett inom ramen för orienteringar. Meddelanden gjordes vid teammöten, och resultaten sammanfattades vid dem. Allt är nu paketerat på personliga mobila enheter, med korta interaktiva förståelsekontroller. Det här är en ny programvara: arbetsstyrningssystem, vars första representant i Ryssland är föremålet för min investering – Equio.
Försäljningsstyrda automation började för länge sedan och skapade en klass av system som heter SFA (Sales Force Automation). Dessa lösningar låter dig samla in beställningar, generera dokument. SFA-system har länge förvärvat automatisk geo-positionskontroll, de kan spåra rutter, besökstid, samla in och bearbeta information om beställningar, hjälpa till att planera sändningar, utfärda fakturor och kontrollera betalningar.
3. Planera tillsammans
Att kontrollera fjärrarbetare kommer inte utan planering. Teammöten behövs inte längre när det finns system som använder funktionerna för mobila enheter för att tilldela och justera uppgifter och motivera anställda. CRM-klasslösningar (Customer Relationship Management, Customer Relationship Management) gör det enklare att planera arbetet med kunderna.
Och de få funktionerna för personligt ledarskap och planering implementeras i samarbetsuppgiftssystem som ToDoIst och dess analoger. På grund av ett tillräckligt antal praktiska funktionella lösningar har både säljrepresentanter och anställda från andra områden möjlighet att agera som oberoende ”stridsenheter” som inte är bundna till kontoret.
4. Bygg lag som en designer
Det är ännu mer intressant inom designområdena. I dag behöver du inte behålla en uppblåst personal av specialister, av vilka några arbetar med full kapacitet bara då och då. Du kan anställa delade anställda för projekt och bygga team som en designer.
Trello och MeisterTask-programvaran till exempel tillåter dig att hantera inte bara din egen personal utan också att samla team från specialister från olika företag. MeisterTask använder Kanban för detta (ett system för att organisera produktion och leverans som gör det möjligt att implementera principen ”just in time”) ett styrelse där uppgiftsblad ”hänger”, när du klickar på som öppnar den interna informationen om projektet, kontakter, nyhetsflöde, chat, alla nödvändiga dokument lagras … I sådana system försvinner inte viktig information, det finns inget behov av att leta efter bokstäver i uppgiften och föra separata register för projektet.
5. Interagera effektivt
SCRUM kom till räddning av vanligt företag. Det bygger på principen om kontinuerlig rörelse mot ett gemensamt resultat genom obligatorisk uppnåelse av kortvariga uppgifter, från lösningen som allt annat består av. SCRUM innebär obligatoriska korta informationsmöten för att ställa uppgifter, korta debriefing sessioner och vägran från ”debriefing”, om något inte fungerar, med fokus på hur man fixar situationen, och inte på ”vem som är skylden”. SCRUMs positiva filosofi, i kombination med de tekniska lösningarna som vi diskuterade ovan, ökar produktiviteten med minst en och en halv gånger, och gör att du kan svara flexibel på en situation, agera enligt omständigheterna.
6. Ändra din strategi
Men den huvudfråga som står inför alla företag som beslutar att aktivt använda fjärrformer för interaktion, minska bördan på kontor, bli mer mobila och flexibla, ligger inte i IT-planet. Det viktigaste är att förstå hur man hanterar förändringar i huvuden, inte bara för vanliga anställda utan även för chefer. Personal, särskilt mobil och / eller telekommunikation, bör ges mer frihet tillsammans med mer ansvar. Och arbeta med fokus på resultatet. Detta är en av de viktigaste punkterna som gör att du kan genomföra korrekt kontroll av fjärranslutna anställda och normalt arbete med dem..
Ett intressant faktum: ledningen för det ryska representantkontoret för en stor telekommunikationsförsäljare, efter att ha fått veta att kontorsanställda som var tvungna att spendera en strikt reglerad tid i arbetsväggarna, tillbringade timmar i sociala nätverk, blockerade tillgången till de mest populära plattformarna. Vad hände sedan? Det stämmer, ungefär samma tid började man spendera på många kaffepauser, rökavbrott, resor till nagelsalongen och på styling (en skönhetssalong arbetade i affärscentret). Men nästan ingen av de anställda var för sent på början av arbetsdagen. Detta är förståeligt – även för fem minuters förseningar tillhandahölls en böter i dollar. Samtidigt, om ledningen bedömde effektiviteten endast med uppgifterna och inte av tiden ”inifrån och ut” på kontoret, skulle det vara mycket mer intressant för anställda att arbeta..
Om du bryter det största hindret fungerar resten. För att förstå att arbete inte är trafik utan ett resultat, visualisera själv var och en av dina handlingar i processen och dess värde. På en gång hjälpte denna enkla övning mig att inse att 80% av min trafik är meningslös interaktion med andra människor..
Relaterade poster:
- Affärsrådgivning från världens bästa företagare
Liknande artiklar
- Hur och var man hittar fjärranslutna anställda – tips och tricks
Många typer av företag i dag ”gick till Internet” och behöver inte underhåll av kontoret och personalen. Övningen visar att fjärrspecialister -…
- Hur man får en anställd att arbeta bättre och mer effektivt
Det kan finnas många skäl för att demotivera en anställd och minska hans önskan att agera effektivt i arbetsprocessen. Det viktigaste här är i tid…
- Detaljerade instruktioner för att hitta ett avlägset jobb
Vi berättar allt om fjärrarbete: nackdelar, fördelar, vem man ska få ett jobb och var man ska leta efter erbjudanden När Internet ansluter städer och länder,…
Hur kan man effektivt övervaka fjärranslutna anställda för att säkerställa produktivitet och arbetsprestation? Vilka verktyg eller metoder rekommenderas för att ha kontroll över deras arbete och resultat? Hur kan man också garantera att deras integritet respekteras samtidigt som man övervakar deras aktiviteter?