HR-registerhantering i en organisation eller företag som håller register över personal och arbetsflöde

Den allmänna definitionen säger att HR-ledning är processen för att bearbeta pappersarbete för personal. Detta ämne är relevant för både enskilda företagare och juridiska personer. Pappersarbetet har strikta lagstiftningsstandarder, och de beskrivna reglerna bör beaktas av alla företagsledare och personalavdelningar. Med hjälp av HR-administration kommer det att vara möjligt att optimera personalhanteringsprocessen, organisera arbetet i varje team och förenkla rapporteringsförfarandet.

Vad är HR-administration

Grunderna för HR-ledningen inkluderar hela processen för utarbetande av handlingar, deras slutförande, rapportering om personal som arbetar i företaget. Varje publicerad har juridisk kraft, inklusive de som bildas på grundval av ansökan från den anställda. Personalproduktion bedriver ofta personalproduktion, vars funktioner är sådan personal:

• löner;
• registrering av semester, sjukfrånvaro;
• beredning av certifikat.

Mål och syfte

Målen och målen för denna personalavdelning är:

Laglig reglering

Personalarbetet regleras av ett antal lagar, beställningar och en uppsättning regler på regional eller statlig nivå. Underlåtenhet att uppfylla kraven som anges i regelverket är en överträdelse. De viktigaste lagstiftningsakterna för personalproduktion:

• statlig reglering av arbetsböcker (2003);
• reglerna för kontorshantering och dokumenthantering från 2009;
• federal pappershandbok för anställda;
• allmänna krav som godkänts i order från ministerier.

Företagets rättsliga ram

I varje företag används en serie dokumentation som reglerar all personal. Dokumentets förflyttning och förberedelse av dem utförs enligt instruktionerna, det föreskrivna regelverket ovan. Företagets rättsliga ram är uppdelat i fem viktiga kategorier, reglerade av företagets interna beställningar:

• företag charter;
• arbetsschema;
• standarder för skydd av personuppgifter;
• arbetarskydd (regleras av federalt arkivdekret);
• personalens arbetsschema (och bemanningsdokument).

HR-dokumenthantering i organisationen

Förenade värdepappersredovisningssystem i företag är indelade i tre huvudkategorier, däribland interna förordningar, bemanning och regler för ersättning. Den första kategorin inkluderar omsättningen av värdepapper på semesterplanen och fyller i dokument om arbetsplanen. Andra stycket är mer globalt och innehåller en bestämmelse om utarbetande av kontrakt och redovisningsprinciper för papper. Förordningen om löner för arbetet reglerar alla frågor rörande utbetalning av lön, bonus, sjukfrånvaro, ledighet och avgångsvederlag vid uppsägning.

Bemanningen i form av T-3

Bemanningen i form av T-3 är en enda typ av papper som beskriver hela strukturen för personal i företaget eller företaget. Kolumnerna innehåller data om fullständigt namn, anställds position, enheten där han är listad. Enligt normativa och lagstiftande normer föreskrivs en specialists officiella lön där. Alla förändringar i registreringsprocessen bör förskrivas av redovisningsavdelningen i denna bemannningstabell enligt formulär T3. Instruktioner för fyllning innehåller alltid rekommendationer för varje kolumn. Totalt innehåller dokumentet 5 informationspunkter.

Arbetsschema

Ett arbetsschema är ett dokument som godkänner en specialists dagliga rutin. Arbetsflödet styrs av huvudschemat. Det innehåller artiklar om behovet av att utföra en inspektion enligt gällande lagstiftning, om lunch och pauser, om rapportering. I vissa företag kräver kontoristen en rapport varje vecka eller månad (dokumentet måste bekräftas av anställdas och affärschefs underskrifter efter verifiering). Planen, schema schema är utformad för den kommande arbetsperioden. Spårning av anställdas tid.

Anställningsavtal

Ett anställningsavtal är ett civilt dokument som upprättas mellan en framtida anställd och en arbetsgivare. Typiska former för denna typ av dokument är inte tänkta, och avtalet fylls i en fri form som anger kvalifikationer (befattningar) och arbetstid. Det nödvändiga resultatet skrivs också där. Enligt lagliga standarder är denna typ av dokument mycket liknar ett kontraktsdokument, eftersom det föreskriver det slutliga resultatet av arbetet, och inte dess struktur. För uppsägning av anställda är det bara nödvändigt att slutföra innan kontraktet löper ut.

Personalorder

Återinförande av anställda i tjänsten, anställning av specialister utförs enligt personalorder. Denna typ av dokument föreskriver utnämning av personal för positioner och andra rörelser av specialister på avdelningar. I utvecklingen av instruktioner och order deltar anställda vid personalavdelningen och ledande personal. Lokala beslut fattas av företagsledare / administratörer. Beställningar har en enda form, det fastställs av regelverket. Vid papperets hållbarhet bör vara i redovisningsavdelningen eller i personalavdelningen i upp till fem år eller mer (beroende på beställningstyp).

Arbetsbeskrivningar

Jobbbeskrivningar – detta är ett dokument som föreskriver parternas ansvar (anställd och arbetsgivare), och innehåller också information om instruktioner och skyldigheter för en viss specialist i den position han innehar. De bekräftas av organisationens sigill och den ansvariga personens signatur. Detta dokument kräver tre kopior. Den ena kvar i personalavdelningen, den andra hos exekutorn och den tredje hos chefen eller administratören för en viss avdelning. Syftet med denna order är att optimera personalhanteringsprocesser i företaget.

Hur man organiserar kontor i personaltjänsten

Rätt uppförande av personaldokumenthantering innebär en hög grad av ansvar. Personalavdelningens anställda måste se till att underteckningsdatumet motsvarar de faktiska. Du kan överlåta underhåll av arbetsböcker, andra personaldokument till outsourcingföretag. HR-tjänstemans ansvar:

• att skapa ett arbetsschema, redovisningsdokumentation relaterad till semester;
• utarbeta dokument för arbetarskydd (krävs för statliga organ);
• förbereda och skriva beställningar;
• lön och kontroll av premiebetalningar.

Bemanning Personalresurser

Bemanningsservicen utförs när all redovisning och all godkännande endast utförs av anställd personal från personalavdelningen. Detta papperssätt är relevant för företag och företag med personal från 20-30 personer. Statliga standarder kräver strikt efterlevnad av formen av alla order och andra krav, annars kan en juridisk person få böter. Inom tjänstesektorn, där upp till 30 personer är registrerade hos en juridisk enhet, är det mer lönsamt att använda tjänster från outsourcingföretag.

Att locka HR-outsourcing-specialister

Att locka specialister från ett outsourcingföretag för personalresurser sparar pengar och minskar det totala antalet anställda. Oberoende experter utför hela mängden nödvändigt arbete med att förbereda beställningar, scheman. De håller en speciell dagbok och reglerar arbetet för varje specialist i företaget. Outsourcing av personalhantering präglas av det faktum att den juridiska enheten inte har en egen personalavdelning och överlåter denna uppgift till ett separat team mot en måttlig avgift.

Personalbokföring från början steg för steg

För att föra register över personalavdelningens dokument behövs kontorsutrustning och kontor. Det är viktigt att ha ett starkt kassaskåp. Ordern bör utse chefen för dokumenthanteringssystemet. Därefter bildas interna handlingar. För varje anställd i företaget är det nödvändigt att ha en separat mapp där hans arbetsbok kommer att lagras. Personalpapper kräver att denna dokumentation bevaras under hela specialistperioden. Under avdelningens aktiviteter införs information i böcker, ordningar utarbetas.

HR-krav

HR-ledning är en relativt komplex process som kräver vissa teoretiska, praktiska färdigheter. Det rättsliga ramen för denna position innehåller en lista över villkor under vilka en specialist kan besätta denna position. Utbildningsinstitutioner skiljer inte en separat profil som hantering av personaljournaler. För aktiviteter inom personalavdelningen är lämpliga chefer, administratörer. Så arbetsgivare utses personer med juridisk utbildning, för att skydda information eller för dokumenthantering.

Personalchefens rättigheter och skyldigheter

Den första skyldigheten för sådana tjänstemän är att känna till den rättsliga ramen, att följa fastställda redovisningsregler. Ovan nämndes artiklar, federala lagar som bör följas när man genomför personalhantering. Personalchef har rätt att få information från anställda, se personliga mappar, se bokföringen (lön). Autoriteten för specialister inom detta område inkluderar undertecknande av underskrifter, samarbete med arbetsgivare för att förbättra personalens prestanda.

HR-administration

Idag bedrivs personalhantering både skriftligt och i digitalt format. Dokumentationen undertecknas personligen av auktoriserade anställda. För att underhålla dokumentation används statliga standarder som förenar alla mallar och formulär. Det är nödvändigt att ta hänsyn till normerna för GOST R 6.30-2003 och GOST R 7.0.8-2013. Viktiga papper lagras i specialmappar eller i metallskåp. Beroende på företagets omfattning och omfattning måste specialister följa olika krav för rapporteringsfrekvens.

Sökning och registrering av personal

Till att börja med, innan du registrerar anställda, måste du hitta specialiserad personal som skulle uppfylla strikta kriterier (de bör vara relaterade till det specifika i arbetet). För att göra detta använder du specialiserade byråer, byråer, arbetssökningssidor, arbetsutbyte eller privata annonser i tidningar, i media, på webbplatser. Därefter utarbetas obligatoriska personaldokument, genomförandet genomförs, ett anställningsavtal eller ett kontrakt undertecknas.

Steg av anställning

Förfarandena för att registrera personer till en tjänst börjar med att ange uppgifter om arbetssökande i en särskild tidskrift. Tidtabellen registrerar information om erfarenhet, arbetslivserfarenhet, tidigare innehade positioner. Efter godkännande görs en beställning att utse en person till en viss tjänst. Det sista steget är bildandet av en personlig mapp, sammanställningen av verksamheten i företaget, avdelningen. Avtalet innehåller information om uppgifter, om lönen vid tjänsten.

Personliga kort och bildandet av den anställdes personliga fil

Typer av personaldokument inkluderar en anställds personliga kort. Den innehåller all information om civilstatus, fullt namn, ett foto klistras också där och födelsedatumet registreras. Allt detta görs av arbetsgivarna för att bilda ett datapaket om varje anställd i företaget. Enligt lagen kan dessa uppgifter inte överföras till tredje part. Mappar, skåp eller till och med metallskåp används för att föra personliga filer (beroende på utrustningens nivå på företagets kontor).

HR Magazines

Papperstryckta produkter hjälper till att systematisera rapporteringen, förenkla arbetsflödet. Dokumentation i form av papperstidskrifter innehåller följande typer:

• om kontroll av dokument, papper som levereras till företaget eller företaget;
• om kontroll av tid, perioder med affärsresor;
• att kontrollera anteckningar, uttalanden;
• arbetsjournaler.

Förvara arbetsböcker

Personalförteckning förpliktar specialister att föra register över arbetsboken. Alla register hålls om personen i företaget är officiellt registrerad. En anställd får en arbetsbok vid uppsägning. Denna dokumentation registrerar alla ändringar avseende position, utmärkelser. Utbildning i HR-administration från början inkluderar obligatoriska poäng för korrektheten av registrering av arbetsböcker. Eventuella fel korrigeras av personal. Om de hittas kan specialister anklagas för en administrativ överträdelse.

Systematisering och lagring av dokument

Separata lagstiftningsnormer har skapats för granskning och lagring av handlingar. Det är viktigt att nämna artikel 17 i den federala lagen om arkivering. Det förklarar behovet av att företagsledningar och företag ska ta hand om bevarandet av arkivdokumentation under en viss tid. Lagringsperioden föreskrivs i lag och överensstämmer med statliga standarder. För att säkerställa integriteten i pappersdokumentation används eldfast metallskåp och skåp.

Vid behov överförs uppgifterna från dokumenten till den ryska federationens statliga statistikkommitté. Automation, digitalisering av papperscirkulation är en av de främsta riktningarna för att optimera processen för att hantera statens arbete. I dag är de flesta rapporteringen inte i pappersform. Detta avlöser inte företagsledarnas, chefsuppgifterna att upprätthålla arkivet under ett, tre, fem eller fler år..

Elektroniska personaljournaler

När man använder elektroniska personalregister är det viktigt att följa dokumentets säkerhetsvillkor och minska tillgången till arkivet med stöd av lagen om skydd av personuppgifter. Elektronisk journalföring har flera fördelar:

1. snabb åtkomst till dokument;
2. lösenordsskydd för filer;
3. inget behov av att köpa kassaskåp för att bevara papper;
4. utrymmesbesparing i en kontorsbyggnad – 10 tusen dokument eller mer kan lagras på en hårddisk;
5. tidsbesparing – tecken, du kan hitta alla dokument på 1-2 minuter i hårddiskarkivet på din dator.