Hur man skapar en arbetsplats på kontoret

I denna artikel: Planera ett modernt kontor urval av kontorsmöbler; belysningskrav; frisk luft på kontoret; dekoration av lokaler; modern ledning – 5S-system.

Kontorsarbetsplats

Hur mycket tid spenderar vi på jobbet? Lagen fastställer en 8-timmars arbetsdag, 40 timmar (fem dagar) och 48 timmars (sex dagar) arbetsveckor. I själva verket måste du stanna på din arbetsplats i 9-10 timmar – stora volymer, brådskande uppgifter, rapporter, sammanfattningar etc. Arbetsplatsen kommer ut på topp på vardagar, hemma kan du bara titta på TV och sova – effektiviteten och produktiviteten för varje anställd i alla företag beror på hur korrekt organisationen av arbetsplatsen är..

Hur är det – ett modernt kontor

Det finns två huvudscheman för att bygga ett kontor: kontor och korridorer mellan dem (klassiskt system), öppet kontor (amerikanskt system). Det klassiska kontoret är ett slags arv från förra seklet, det är uppdelat i grupper, byråer och avdelningar, kontorens dörrar är utrustade med skyltar som anger vem som finns i rummet bakom dem. Det klassiska kontoret har en sak gemensamt med kontoret för det amerikanska systemet – företagets ledning upptar som regel byggnadens högsta våning..

Den amerikanska kontorslayouten har flera fördelar på en gång: betydande utrymmesbesparingar (inga innerväggar); demokrati (jobb separeras endast med tunna partitioner i fullständig frånvaro av inre dörrar); enkelt att göra eventuella funktionella förändringar. Denna layout kommer i hög grad att underlätta kommunikations- och linjära samordningsproblem. Genomskinliga paneler med partitioner, dela ett öppet kontor i arbetsområden, utför två uppgifter samtidigt: skapa illusionen av ett isolerat utrymme för anställda och hjälpa till att sprida ljus, och praktiskt taget skapa inga skuggzoner.

De flesta kontor i Ryssland föredrar en blandad layout med inslag av öppna och klassiska kontor i enlighet med visionen för den högsta ledningen – det är mer sant om layouten beräknas av specialister.

Kontorsmöbler

En arbetsplats på kontoret är otänkbar utan minimal uppsättning av möbler – ett bord, nattduksbord, bokhylla och en bekväm stol. Det viktigaste i valet av kontorsmöbler är dess ergonomi: maximal möjlig komfort och minimal stress på människokroppen.

Ta till exempel en klassisk kontorsstol – du kan sitta på den utan att skada kroppen bara 15 minuter om dagen. Samtidigt minskar en bekväm stol (armstöd, nackstöd, justerbar sitthöjd och ryggstöd) stress på muskler och rygg, vilket stöder kroppen över hela kontaktområdet.

Ett ergonomiskt kontorsbord behöver inte ha rätt geometrisk form – de böjda linjerna på bordsskivan gör det möjligt att använda det bredare, eftersom mänskliga händer inte kan täcka ett område som överstiger 40 cm, dvs. du måste nå det dokument du behöver och anstränga ryggmusklerna. Och ändå – området på ett riktigt bra kontorsskrivbord är inte mindre än 1 meter².

Ytterligare bekvämlighet för arbete skapas av hjälpanordningar: stativ, brickor och olika överbyggnader. Men det är viktigt att inte överbelasta ytan på skrivbordet med dem, att använda rörliga sängbord och gångjärnshyllor. Den första kontorsregeln – allt ska vara till hands, du behöver bara sträcka det.

Datortangentbordet – ett oumbärligt kontorattribut – måste placeras på bordet så långt från kanten som möjligt, eftersom ”I en upphängd” position av händerna utsätts för kroniska förorening. Därför är köpet av ett bord med en utdragbar tangentbordshylla ett oerhört olyckligt beslut som inte bidrar till varken kontorsarbetarens bekvämlighet eller hälsa..

Kontorsskåp – dessa bör placeras så nära arbetarens skrivbord som möjligt (spara tid), men inte blockera huvudgången. Mått och konstruktionsmaterial för skåpmöbler är viktiga: öppna skåpnischer, transparenta hyllor och härdat glasväggar kommer visuellt att utöka utrymmet, skapa mer komfort för kontorsarbetare och besökare.

Kontorsarbetsplats – belysning

Att arbeta i ett svagt upplyst rum är stressande för ögonen, vilket leder till snabb trötthet. Därför måste du behandla lampans layout, typen av lampor i dem bör vara med mindre uppmärksamhet än frågorna om planering och inredning. Det krävs för att uppnå den mest perfekta belysningen som gör det möjligt för en arbetare med vilken synskärpa som helst kan urskilja tecken och symboler både på papper och på en datorskärm.

Till exempel bör du inte bygga belysning med lysrör – sådant ljus orsakar trötthet på grund av flimring (frekvens 50 Hz), den bästa lösningen är halogenlampor. Fullfjädrad belysning beräknas av specialister, de ursprungliga uppgifterna är syftet med varje rum, antalet arbetsplatser, närvaron / frånvaron av naturliga ljuskällor. Källor till konstgjord belysning, om de byggs korrekt, skapar den nödvändiga psykologiska stämningen hos anställda och besökare.

Frisk och ren kontorsluft – ventilation

Behovet av frisk luft i slutna utrymmen är lika brådskande som effektiv klimatkontroll, särskilt om ett utrymme innehåller flera arbetsstationer. Skolbiologikurs: andas in syrerik luft – andas ut en stor mängd koldioxid. Och ju mer koldioxid samlas, desto värre känner människor – dåsighet, huvudvärk, en kraftig minskning av arbetskapaciteten.

Beroende på tid på året löses problemet med öppna fönster, men tillsammans med ren luft, yttre ljud, lukt och stadsdamm tränger in på kontoret. Delade system, av någon okänd anledning, anses vara lösningen på problemet, i själva verket löser de ingenting – de kan helt enkelt inte göra det. Det indelade hårtorkar i det delade systemet konditionerar perfekt och rengör luften från damm, men tillhandahåller inte syretillförsel – den yttre enheten i split är utformad för att kyla köldmediet i systemet och inte för att ta utluften. Dessutom kommer det alltid att finnas en eller två arbetsplatser i rummet, blåst ut av luftflödet från den delade hårtorken – en kronisk förkylning garanteras..

Den optimala lösningen är ett centralt luftkonditioneringssystem som utför rengöring, kyla / värma, befuktning / avfuktning av den tillförda luften. Tack vare detta kommer kontoret att ha ett optimalt mikroklimat och en konstant tillförsel av frisk, ren luft när som helst på året..

Kontorsdekoration

Som regel är inredningen på kontoret utformad i den så kallade ”affärsstilen”, som också kan beskrivas som opersonlig. Affischer, målningar, reproduktioner och målningar i målat glas hjälper till att få färger till kontorsatmosfären. Med deras hjälp kan du tydligt definiera arbetsområdena – till exempel måste receptionen (mottagningen) vara inredda i företagets bildstil för att skapa ljusa positiva intryck för besökare.

Högen på fönsterbrädorna på de besvärliga krukväxterna, så typiska för sovjetiska institutioner, på ett modernt kontor är absolut omöjligt. Men du ska inte helt överge dem, du behöver bara noggrant närma dig valet av växtarter och deras plats. Palmer är perfekta för konferensrum och hallar, för managementkontoret – en stor anläggning, för mottagningen – flera små växter. En dekoration som är värd för alla kontor är en vinterträdgård där du kan koppla av eller hålla ett affärsmöte i en mer avslappnad atmosfär. Det är bättre att överlåta kontorsdekorationen med växter till en professionell fytodesigner..

Kontorsarbetsplats från modern ledning

Det är baserat på 5S-systemet, utvecklat och framgångsrikt använt av det japanska företaget Toyota under de senaste 50 åren..

Sortering

Det gör att du helt kan lösa problemet med kaos på arbetsplatsen som skapas av olika onödiga dokument och föremål (utrustning) som har lagrats i flera år ”för fall”. Det är nödvändigt genom gemensamma ansträngningar att identifiera och flytta till en viss plats (röd zon) sådana kandidater ”för eliminering”, med röda etiketter. Om det efter en månad inte behövs föremål från den röda zonen, måste de säljas, återvinnas eller kasseras.

Rationell placering (i ordning)

För varje dokument på kontoret måste du tilldela en specifik plats där dokumentet returneras efter varje kassa. Därför minimeras tiden för att hitta nödvändiga dokument och blanketter..

Rengöring av dokument (svepning)

I slutet av arbetsdagen måste varje dokument returneras till sin plats. Det är inte tillåtet att röran på skrivbordet med högar med mappar och dokument – det kommer att ta arbetstid som arbetsgivaren betalar för att hitta rätt bland dem..

Standardisering

Inom ramen för ett specifikt företag är det nödvändigt att utveckla standarder för alla arbetsprocesser, såväl som vertikal och horisontell kommunikation mellan företagets divisioner. Som ett resultat kommer en mängd olika problem som uppstår varje dag att lösas på kortast möjliga tid och utan engagemang från ledningsgruppen..

Att upprätthålla

Det är nödvändigt att genomföra implementeringen av alla tidigare regler bland kontorsanställda till automatisering. De borde bli en vana, en slags beteendemoral på detta kontor..

För att identifiera behovet av införandet av 5S-systemet räcker det att genomföra ett litet test, som instruerar den anställde att hitta ett visst dokument (vilken rapport som helst, form, kontrakt) och registrera tiden han tillbringade på sökningar. Om tidsintervallet är mer än en minut – krävs drastiska förvaltningsförändringar.